Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om samen te werken met internationale freelancers. Het maakt tegenwoordig niet meer uit of je een grafisch designer uit Spanje inhuurt, een copywriter uit Canada of samenwerkt met een webdeveloper uit India, de wereld ligt open. Het is makkelijker dan ooit om via online platforms talent te vinden dat perfect aansluit bij je project. Maar naast alle voordelen zijn er ook belangrijke zaken waar je rekening mee dient te houden. Want werken met internationale freelancers is niet alleen een kwestie van afspraken maken en betalen! Er komt vaak meer bij kijken dan je denkt.
Waarom zijn internationale freelancers zo aantrekkelijk?
Internationale freelancers kunnen veel voordelen bieden. Ze beschikken vaak over specifieke kennis en ervaring die je lokaal misschien moeilijk kunt vinden. Bovendien kan het kostenplaatje gunstig zijn, zeker als je werkt met professionals uit landen waar de tarieven lager liggen dan in Nederland. Het is een manier om snel op te schalen, zonder dat je meteen iemand in vaste dienst hoeft te nemen. Daarnaast brengt het samenwerken met internationale freelancers vaak nieuwe inzichten en frisse ideeën. Een freelancer uit een ander land kijkt misschien heel anders naar je product of dienst, wat kan leiden tot creatieve oplossingen. Maar voordat je enthousiast aan de slag gaat, is het slim om je te verdiepen in de praktische en juridische kant van de samenwerking.
De regels en wetgeving verschillen per land
Eén van de grootste uitdagingen bij het werken met internationale freelancers is dat je te maken krijgt met verschillende wetten en regels. Denk aan belastingwetgeving, arbeidsrecht en andere contractvoorwaarden. In Nederland kennen we bijvoorbeeld bepaalde regels rondom schijnzelfstandigheid. In andere landen kunnen die juist veel soepeler of juist strenger zijn. Als opdrachtgever ben je verplicht om te zorgen dat de samenwerking juridisch klopt. Doe je dat niet, dan kan dat later problemen opleveren, bijvoorbeeld als de Belastingdienst vindt dat er eigenlijk sprake was van een dienstverband. Ook kan er onduidelijkheid ontstaan over wie aansprakelijk is als er iets misgaat op het werk.
Daarom is het belangrijk om vooraf goed te onderzoeken welke regels gelden in het land van de freelancer en in Nederland. Soms kan het nodig zijn om aparte clausules in je contract op te nemen, zodat je later niet in de problemen komt.
Hoe werkt het betalen van internationale freelancers?
Het uitbetalen van internationale freelancers lijkt misschien simpel, want je maakt gewoon geld over naar de rekening van je freelancer. Maar in de praktijk kan het lastiger zijn. Er zijn wisselkoersen, transactiekosten en soms ook extra belastingregels waar je rekening mee moet houden. Daarnaast is het belangrijk om duidelijk af te spreken in welke valuta je betaalt. Kies je voor euro’s, dollars of de lokale munt van de freelancer? Wisselkoersschommelingen kunnen het bedrag dat de freelancer ontvangt namelijk flink beïnvloeden. Houd ook rekening met je facturatie. In sommige landen is een factuur verplicht met specifieke gegevens, zoals belastingnummers of bedrijfsregistratie. Check dus altijd of je facturen voldoen aan de eisen van beide landen.
Zorg dat je goede contracten opstelt
Als je werkt met internationale freelancers, is een waterdicht contract niet weg te denken. Het beschermt niet alleen jou, maar ook de freelancer. Leg duidelijk vast wat de verwachtingen zijn. Wat wordt er geleverd, binnen welke termijn en voor welk bedrag? Daarnaast is het slim om afspraken te maken over intellectueel eigendom. Wie heeft straks de rechten op het werk dat is gemaakt? Zonder duidelijke afspraken kan het gebeuren dat de freelancer juridisch eigenaar blijft, waardoor jij het niet zomaar mag gebruiken. Zaken zoals vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn ook belangrijk, vooral als de freelancer toegang heeft tot bedrijfsgevoelige informatie. Zorg dat je contract in duidelijke taal is opgesteld, zodat er geen misverstanden ontstaan. Zeker als jullie verschillende moedertalen hebben.
Hoe kan je rechtsbijstandverzekering helpen?
Niet iedereen weet dat een rechtsbijstandverzekering ook van pas kan komen bij het werken met internationale freelancers. Kom je bijvoorbeeld in een juridisch conflict over betaling, contractbreuk of auteursrechten? Dan kan je verzekering juridische ondersteuning bieden. Omdat er bij internationale samenwerkingen vaak meerdere rechtsstelsels een rol spelen, is het extra prettig om een expert aan jouw kant te hebben die weet hoe dat werkt. Je hoeft niet zelf op zoek naar een advocaat die verstand heeft van zowel Nederlands recht als het recht van het land van de freelancer.
Het is wel verstandig om vooraf te checken of je rechtsbijstandverzekering internationale dekking biedt. Niet alle polissen dekken juridische kwesties in elk land. Soms moet je een aanvullende dekking afsluiten als je veel werkt met internationale freelancers.
Communicatie is meer dan alleen de taal die jullie spreken
Bij internationale freelancers denk je misschien meteen aan de taalbarrière. Engels is vaak de standaard, maar dat betekent niet dat er geen misverstanden kunnen ontstaan. Culturele verschillen spelen namelijk ook een rol. In sommige landen is het bijvoorbeeld normaal om heel direct feedback te geven, terwijl in andere culturen men juist voorzichtig en indirect communiceert. Ook kan de beleving van deadlines verschillen. Waar jij ‘morgen’ bedoelt als ‘uiterlijk 24 uur’, kan de ander het zien als ‘ergens in de komende paar dagen’. Goede communicatie begint met duidelijke afspraken. Check regelmatig of jullie op dezelfde lijn zitten en wees niet bang om dingen expliciet te benoemen. Dat scheelt veel frustratie.
Denk aan tijdzones en werktijden in samenwerking met internationale freelancers
Tijdzones lijken in eerste instantie misschien een klein detail, maar ze kunnen grote invloed hebben op je samenwerking. Een freelancer die in Australië woont, zit zomaar acht tot tien uur voor op onze tijd. Dat betekent dat als jij ’s ochtends een vraag stelt, het daar misschien al avond is en je pas de volgende dag antwoord krijgt. Plan daarom slim. Houd rekening met tijdverschillen als je deadlines afspreekt of meetings plant. Soms kan het juist een voordeel zijn. Als jij naar bed gaat, kan je freelancer aan de slag, zodat het werk de volgende ochtend klaarstaat.
