Wanneer je onderneemt ontmoet je allerlei soorten mensen. Met de één klikt het meteen, maar de ander voelt misschien als een mismatch. Soms weet je het direct! Deze klant past niet bij je manier van werken. Maar mag je dat zomaar zeggen? En wanneer kun je een klant weigeren zonder juridische problemen? Op deze pagina lees je hoe het zit, wanneer je als ondernemer een klant mag weigeren en wat de rol van je rechtsbijstandverzekering hierin kan zijn.
Een klant weigeren door een onderbuikgevoel
Iedere ondernemer krijgt er vroeg of laat wel een keer mee te maken. Een klant die je energie vreet, een aanvraag die totaal niet bij je past, of iemand die meteen al onredelijke eisen stelt. Het voelt dan logisch om te zeggen: “Sorry, ik werk hier niet aan mee.” Het is belangrijk om dat gevoel te onderbouwen. Niet alleen omdat het professioneel is, maar ook omdat je juridisch gezien niet altijd zomaar een klant mag weigeren. In Nederland geldt namelijk: je mag een klant weigeren, maar er zijn uitzonderingen. Discriminatie op basis van bijvoorbeeld afkomst, geloof, geslacht of seksuele geaardheid is niet toegestaan. Je moet dus altijd kunnen aantonen dat jouw besluit zakelijk en inhoudelijk gemotiveerd is.
Wanneer mag je een klant weigeren?
Stel, je krijgt een aanvraag voor een dienst die je helemaal niet aanbiedt. Of iemand wil een samenwerking op een manier die jou totaal niet aanspreekt. In zulke gevallen mag je in principe een klant weigeren. Er is dan geen contract en geen verplichting. Je bent vrij om te bepalen met wie je samenwerkt. Maar wat als er wel een samenwerking is gestart? Als er al een overeenkomst bestaat, bijvoorbeeld een mondelinge afspraak of een getekend contract, wordt het ingewikkelder. Dan moet jij je aan de afspraken houden. Tenzij de klant zich niet aan zijn kant van de deal houdt. Betaalt hij niet? Houdt hij zich niet aan deadlines? Dan mag je alsnog weigeren om verder te werken.
Je kunt ook in je algemene voorwaarden opnemen onder welke omstandigheden je een klant kunt weigeren of de samenwerking mag beëindigen. Dat geeft duidelijkheid en voorkomt discussies achteraf.
Een klant weigeren bij grensoverschrijdend gedrag
Er zijn ook momenten waarop het weigeren van een klant niet alleen logisch is, maar noodzakelijk. Denk aan klanten die agressief gedrag vertonen, je persoonlijk bedreigen of respectloos met je omgaan. Jij hebt het recht om je veilig te voelen op je werk. In zulke situaties mag je zonder twijfel een klant weigeren, ook als er een bestaande afspraak is. Het is slim om altijd schriftelijk te onderbouwen waarom je stopt. Leg uit wat er gebeurd is en verwijs eventueel naar je voorwaarden. Zo dek je jezelf juridisch in, mocht de klant besluiten om een klacht in te dienen of zelfs een rechtszaak te beginnen.
Wat zegt je rechtsbijstandverzekering?
Een rechtsbijstandverzekering is misschien niet het eerste waar je aan denkt bij het weigeren van een klant, maar het kan je veel gedoe besparen. Kom je in een conflict terecht? Word je onterecht beschuldigd van contractbreuk? Wil een klant een schadevergoeding eisen omdat je weigert verder te werken? Dan biedt een rechtsbijstandverzekering juridische hulp. Veel ondernemers weten niet dat er rechtsbijstandverzekeringen zijn voor zzp’ers en mkb’ers. Deze varianten dekken zakelijke geschillen, ook als het gaat om klanten die het niet eens zijn met jouw besluit. Je staat er dan niet alleen voor als een situatie uit de hand loopt.
Klant weigeren vanuit je visie en waarden
Niet iedere reden om een klant te weigeren hoeft juridisch zwaar te wegen. Soms gaat het om je eigen missie of visie. Misschien wil je alleen met duurzame merken werken. Of wil je geen opdrachten doen voor bedrijven die niet bij jouw ethische overtuigingen passen. Dat zijn ook legitieme redenen om een klant te weigeren! Zolang je maar transparant bent over je keuze. Je kunt dit ook vooraf al duidelijk maken op je website of in je intakeproces. Daarmee voorkom je verrassingen en trek je automatisch de juiste klanten aan. Een klant weigeren hoeft niet vervelend te zijn, het kan juist een manier zijn om trouw te blijven aan jezelf en je bedrijf.
Hoe zeg je ‘nee’ op een nette manier?
Een klant weigeren kan spannend zijn, vooral als je net begint of bang bent om omzet te verliezen. Maar eerlijk is eerlijk… Werken met de verkeerde klanten kost je op de lange termijn vaak méér. Tijd, energie en misschien zelfs je motivatie. Het is daarom belangrijk om ‘nee’ te leren zeggen op een professionele en respectvolle manier. Geef aan dat je op dit moment niet de juiste persoon bent voor de opdracht, of dat je het project niet kunt aannemen binnen jouw voorwaarden. Je hoeft je keuze niet uitgebreid te verdedigen, maar een heldere en vriendelijke uitleg wordt meestal gewaardeerd.
Verwijs eventueel door naar een collega-ondernemer die beter past bij de klant. Daarmee laat je zien dat je meedenkt, ook als jij zelf niet de juiste match bent.
Een klant weigeren is soms de beste keuze
Het klinkt tegenstrijdig: “Ik wil groeien met mijn bedrijf, maar toch zeg ik nee tegen werk.” In sommige gevallen is dat de slimste beslissing die je kunt nemen. Want een klant weigeren betekent ruimte maken voor de klanten die wel bij je passen. Die jouw werk waarderen, goed betalen en met wie je op een prettige manier kunt samenwerken. Laat je dus niet leiden door angst of schuldgevoelens. Sta achter je keuzes en zorg dat je jezelf juridisch beschermt.
