Even snel klagen over een vergadering tegen een collega via Teams. Een grapje maken in Slack. Of via de zakelijke WhatsApp laten weten dat je leidinggevende vandaag niet bepaald zijn beste humeur heeft. Het voelt misschien als een privégesprek tussen jou en je collega, maar hoe privé is zo’n gesprek eigenlijk? Wat gebeurt er wanneer je werkgever toegang heeft tot deze berichten? Steeds meer communicatie op het werk verloopt digitaal. Daardoor ontstaat ook regelmatig discussie over privacy. Want wanneer je werkgever meeleest met zakelijke communicatie, kan dat ongemakkelijk voelen. Toch betekent het gebruik van een zakelijk communicatiesysteem niet dat een werkgever onbeperkt alles mag bekijken. Werknemers hebben recht op privacy.
Werkgever leest mee met zakelijke communicatie
Werkgevers gebruiken tegenwoordig allerlei systemen om medewerkers met elkaar te laten communiceren. Denk aan Microsoft Teams, Slack, zakelijke e-mail of een WhatsApp-groep. In veel gevallen worden berichten opgeslagen en kan de organisatie technisch gezien toegang krijgen tot een deel van deze communicatie. Technisch toegang hebben is alleen iets anders dan zomaar mogen meelezen. In Nederland hebben werknemers namelijk recht op privacy. Dat recht verdwijnt niet zodra je achter een computer van je werkgever gaat zitten. Tegelijkertijd heeft een werkgever bepaalde belangen. Denk aan het beveiligen van bedrijfsinformatie, het onderzoeken van fraude, het voorkomen van datalekken of het controleren of bedrijfsmiddelen correct worden gebruikt. Er moet daarom steeds een afweging worden gemaakt tussen het belang van de werkgever en de privacy van de werknemer.
Mag je werkgever zomaar Slack of Teams controleren?
Een werkgever mag werknemers niet zonder goede reden digitaal volgen. Wanneer controle nodig is, moet daar in principe een gerechtvaardigd doel voor bestaan en moet de gekozen manier van controleren passend zijn bij dat doel. Stel bijvoorbeeld dat een bedrijf concrete aanwijzingen heeft dat vertrouwelijke klantgegevens via Teams naar buiten worden gebracht. Dan kan er een veel sterker belang bestaan om onderzoek te doen dan wanneer een leidinggevende nieuwsgierig is naar wat medewerkers onderling over hem zeggen. Ook speelt mee of hetzelfde doel op een minder ingrijpende manier kan worden bereikt. Het structureel lezen van alle berichten van tientallen werknemers is een veel grotere inbreuk op de privacy dan gericht onderzoek doen naar bepaalde communicatie na een concreet incident. Daarom is de context belangrijk wanneer een werkgever meeleest met digitale gesprekken.
Werkgever leest mee: moet je dat vooraf weten?
Transparantie speelt een belangrijke rol bij controles op de werkvloer. Werkgevers horen werknemers duidelijk te informeren over regels rondom het gebruik en de eventuele controle van zakelijke communicatiemiddelen. Veel organisaties leggen dit vast in een personeelshandboek, privacybeleid, ICT-reglement of gedragscode. Daarin kan bijvoorbeeld staan waarvoor zakelijke communicatiemiddelen bedoeld zijn, welke gegevens worden opgeslagen, wanneer controles kunnen plaatsvinden en hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard. Dat betekent niet dat iedere vorm van controle automatisch is toegestaan zodra ergens in een personeelshandboek staat dat controle mogelijk is. Een werkgever moet zich nog steeds houden aan de privacyregels en moet een concrete controle kunnen rechtvaardigen. Werk je bij een organisatie met een ondernemingsraad? Dan kan die een rol spelen bij regelingen rondom personeelsvolgsystemen en het controleren van werknemers.
Hoe zit het met zakelijke WhatsApp?
WhatsApp maakt de situatie soms wat ingewikkelder. Misschien gebruik je een telefoon van je werkgever, maar het kan ook voorkomen dat werknemers hun privételefoon gebruiken voor een zakelijke WhatsApp-groep. Dat iets over het werk gaat, betekent niet automatisch dat je werkgever onbeperkte toegang tot je complete telefoon of al je WhatsApp-gesprekken heeft. Zeker wanneer privé- en zakelijke communicatie door elkaar lopen, kunnen er belangrijke privacybelangen spelen. Hetzelfde geldt eigenlijk voor andere systemen. Een privégesprek met een collega wordt niet ineens volledig vogelvrij omdat het via een zakelijke laptop of account is gevoerd. Aan de andere kant is het verstandig om zakelijke communicatiemiddelen niet te behandelen alsof ze hetzelfde zijn als een volledig privégesprek thuis. Ga er daarom bij zakelijke systemen altijd vanuit dat berichten technisch opgeslagen kunnen worden en dat er onder bepaalde omstandigheden onderzoek naar communicatie kan plaatsvinden.
Wat als berichten tegen je worden gebruikt?
De situatie wordt serieuzer wanneer een werkgever berichten uit Slack, Teams, e-mail of een ander systeem gebruikt om maatregelen tegen je te nemen. Misschien krijg je een officiële waarschuwing, ontstaat er een arbeidsconflict of wordt er zelfs gesproken over ontslag. Op zo’n moment is niet alleen belangrijk wat er precies in de berichten staat. Ook de manier waarop de werkgever aan deze informatie is gekomen kan juridisch relevant zijn. Was er een duidelijke aanleiding voor de controle? Wist je dat zakelijke communicatie gecontroleerd kon worden? Was de controle noodzakelijk? Hoe omvangrijk was het onderzoek? En had de werkgever hetzelfde doel ook op een minder ingrijpende manier kunnen bereiken? Het antwoord op deze vragen kan van invloed zijn op de juridische beoordeling van de situatie.
Werkgever leest mee en er ontstaat een arbeidsconflict
Wanneer je ontdekt dat je werkgever berichten heeft gelezen, kan de eerste reactie zijn om direct verhaal te halen. Zeker als persoonlijke gesprekken zijn bekeken, kan dat frustrerend zijn. Toch is het verstandig om eerst te achterhalen wat er precies is gebeurd. Bekijk bijvoorbeeld het privacybeleid, ICT-reglement en personeelshandboek van je werkgever en bewaar relevante communicatie over de kwestie. Word je uitgenodigd voor een gesprek over bepaalde berichten, dan is het verstandig om niet zomaar verklaringen of documenten te ondertekenen wanneer je niet goed begrijpt wat de gevolgen daarvan zijn. Vooral wanneer de situatie richting een officiële waarschuwing, arbeidsconflict of ontslag gaat, kan juridisch advies verstandig zijn.
Wat kan je rechtsbijstandverzekering doen?
Heb je een rechtsbijstandverzekering met dekking voor arbeidsconflicten? Dan kan je mogelijk juridische hulp krijgen wanneer er een serieus geschil ontstaat omdat je werkgever meeleest met zakelijke communicatie. Een jurist kan bijvoorbeeld beoordelen welke privacyregels van toepassing zijn, wat er in het bedrijfsreglement staat en of de werkgever grond had om bepaalde communicatie te controleren. Ook kan juridische hulp handig zijn wanneer je werkgever maatregelen tegen je neemt op basis van gevonden berichten. Welke hulp precies wordt vergoed, hangt af van je verzekering en de gekozen dekking. Ook kunnen voorwaarden, wachttijden en regels rondom bestaande conflicten gelden. Een rechtsbijstandverzekering afsluiten nadat het conflict al is ontstaan, betekent daarom meestal niet dat dat bestaande geschil automatisch verzekerd is.
